Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

SIEDLERKARTE GmbH
Atelierstraße 1
81671 München
Deutschland

Telefon: +49 89 499 49 1627
E-Mail: kontakt@siedlerkarte.de
Vertreten durch den Geschäftsführenden Gesellschafter: André Köthe

2. Ansprechpartner für den Datenschutz

Ihre Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte an:

SIEDLERKARTE GmbH
André Köthe
Atelierstraße 1
81671 München
E-Mail: kontakt@siedlerkarte.de

In Datenschutzfragen werden wir extern durch die Proliance GmbH (datenschutzexperte.de), Leopoldstraße 21, 80802 München, beraten.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen sowie zur Durchführung des Bonusprogramms „Siedlerkarte“ erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

3.2 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Nutzung des Chat-Assistenten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Kundenkonto, Teilnahme am Bonusprogramm)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen (IT-Sicherheit, Betrieb und Stabilität der Website, Missbrauchsprävention)

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät und den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 25 TDDDG.

3.3 Löschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen auf (Buchungsbelege in der Regel 8 Jahre, sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen bis zu 10 Jahre).

4. Hosting und Bereitstellung der Website

4.1 Hoster

Wir hosten unsere Website bei der

Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
Königsberger Straße 4–6
32339 Espelkamp
Deutschland

Mittwald verarbeitet in unserem Auftrag alle Daten, die beim Besuch der Website anfallen. Die Server stehen in Deutschland. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage für den Einsatz ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Onlineangebots, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.2 Server-Logfiles und Protokolldaten

Bei jedem Aufruf unserer Website erhebt das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL bzw. Name der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über erfolgreichen Abruf
• Referrer-URL
• verwendeter Browser, Browserversion und Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt zur Auslieferung der Inhalte, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Fehleranalyse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Es gelten folgende Speicherfristen:

4.3 SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Cookies, Local Storage und Session Storage

Wir setzen auf unserer Website Cookies sowie die Browser-Speichertechnologien Local Storage und Session Storage ein. Dabei handelt es sich um kleine Datensätze, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

5.1 Technisch notwendige Speicherung

Folgende Informationen sind für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Speicherung der Vertragsdurchführung dient. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Die Varianten mit den Präfixen __Secure- und __Host- werden ausschließlich bei verschlüsselten Verbindungen gesetzt.

5.2 Einwilligungsbedürftige Speicherung

Cookies oder vergleichbare Technologien zu Analyse-, Reichweitenmess- oder Marketingzwecken setzen wir nicht ein. Eine Einwilligung holen wir ausschließlich für die Nutzung des Chat-Assistenten ein; die dazu getroffene Auswahl wird in siedlerkarte_cookie_consent gespeichert. Näheres finden Sie unter Ziffer 11.

5.3 Browsereinstellungen

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen. Bei der Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

6. Kundenkonto und Registrierung

Für die Teilnahme am Bonusprogramm und die Nutzung der personalisierten Funktionen können Sie ein Nutzerkonto anlegen.

Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort in gehashter Form, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, Registrierungsdatum, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Einwilligungsnachweise.

Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos, Authentifizierung, Zuordnung Ihrer Bonuspunkte und Vorteile, Kommunikation mit Ihnen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Teilnahmevertrags), für Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Technische Umsetzung: Die Authentifizierung erfolgt über die Bibliothek NextAuth. Ihre Kontodaten werden in einer MongoDB-Datenbank gespeichert, die wir selbst auf unserer Hosting-Umgebung bei Mittwald in Deutschland betreiben (siehe Ziffer 4.1). Die Datenbank ist ausschließlich innerhalb dieser Umgebung erreichbar und von außen nicht zugänglich. Eine Nutzung externer Datenbankdienste findet nicht statt.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Kontodaten für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Bonusprogramm „Siedlerkarte“ (Open Loyalty)

Zur Abwicklung des Bonus- und Vorteilsprogramms setzen wir die Loyalty-Plattform Open Loyalty ein.

Verarbeitete Daten: Kundennummer, Stammdaten, Punktestand, Punktebuchungen, eingelöste Prämien und Vorteile, Transaktionszeitpunkte und teilnehmende Partnerbetriebe.

Zweck: Durchführung des Bonusprogramms, Gutschrift und Einlösung von Punkten und Vorteilen, Missbrauchsprävention.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auftragsverarbeitung: Die Plattform wird als Software-as-a-Service durch Open Loyalty sp. z o.o., Legnicka 16, 53-673 Wrocław, Polen, betrieben. Die Verarbeitung erfolgt in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und findet innerhalb der Europäischen Union statt.

8. Kundenverwaltung und Vertragsabwicklung (Odoo)

Für die Verwaltung von Kunden- und Vertragsdaten, die Rechnungsstellung und die Abwicklung von Bestellungen setzen wir das ERP- und CRM-System Odoo ein.

Verarbeitete Daten: Stamm- und Kontaktdaten, Vertrags- und Bestelldaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung.

Betrieb: Das System wird auf der Plattform Odoo.sh der Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien, betrieben. Die Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union. Grundlage ist ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. E-Mail-Marketing führen wir über dieses System nicht durch.

9. E-Mail-Versand

Für den Versand von Registrierungsbestätigungen, Passwort-Zurücksetzungen, Punktebenachrichtigungen und ähnlichen systemseitigen Nachrichten verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse.

Der Versand erfolgt über einen SMTP-Server von Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) unter Einsatz der Bibliothek Nodemailer. Eine Übermittlung an Versanddienstleister außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Nachrichten, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Zu den Protokollen des Versands siehe Ziffer 4.2.

10. Apple Wallet

Sie haben die Möglichkeit, Ihre digitale Siedlerkarte als Pass in Apple Wallet zu speichern.

Verarbeitete Daten: Beim Hinzufügen des Passes werden Ihre Kartendaten (Kartennummer, Name, aktueller Punktestand, Gültigkeit) in den Pass geschrieben. Für die automatische Aktualisierung des Passes speichern wir die von Ihrem Gerät übermittelte Geräte-Kennung (Device Library Identifier) und ein Push-Token auf unserem Server.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung und Aktualisierung der digitalen Karte, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Beteiligter Dritter: Für die Aktualisierungsbenachrichtigungen wird der Push-Dienst der Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, genutzt. Apple erhält dabei technische Metadaten der Benachrichtigung, nicht jedoch deren Inhalt. Auf die Verarbeitung durch Apple auf Ihrem Endgerät haben wir keinen Einfluss; es gilt insoweit die Datenschutzerklärung von Apple.

Speicherdauer: Geräte-Kennung und Push-Token werden gelöscht, sobald Sie den Pass von Ihrem Gerät entfernen oder Ihr Nutzerkonto löschen.

11. Chat-Assistent

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an, der Fragen zu unseren Angeboten beantwortet. Der Assistent wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert.

Verarbeitete Daten: Ihre Chateingaben, der Gesprächsverlauf der laufenden Sitzung sowie technische Metadaten (Zeitstempel, Sitzungskennung). Der Verlauf wird im Session Storage Ihres Browsers gehalten und beim Schließen des Browser-Tabs gelöscht (siehe Ziffer 5.1). Sofern Sie angemeldet sind, kann Ihre Kundennummer zur Beantwortung kontobezogener Fragen einbezogen werden.

Empfänger: Zur Erzeugung der Antworten werden Ihre Eingaben an die Schnittstelle der Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, Vereinigte Staaten, übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung umfasst zugleich die Übermittlung in die Vereinigten Staaten. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Chat-Einstellungen widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Drittlandtransfer: Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO einschließt. Ergänzend stützt sich die Übermittlung auf Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Anbieter verwendet die über die Schnittstelle übermittelten Inhalte vertraglich nicht zum Training seiner Modelle.

Speicherdauer: Serverseitig speichern wir keine Chatinhalte.

Hinweis: Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten ein, insbesondere keine Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten oder Passwörter.

12. Schriftarten

Diese Website verwendet Google Fonts. Die Schriftarten werden über die Funktion next/font von Next.js beim Erstellen der Website heruntergeladen und ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf unserer Website wird keine Verbindung zu Servern von Google hergestellt; es werden keine Daten an Google übertragen und keine Cookies von Google gesetzt.

13. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage, Zeitpunkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Beantwortung von Anfragen.

Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftsbriefe im Sinne des § 257 HGB bewahren wir 6 Jahre auf.

14. Empfänger und Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein:

• IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter im oben genannten Umfang
• Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten
• Teilnehmende Partnerbetriebe erhalten keine personenbezogenen Daten über Sie. Übermittelt werden ausschließlich eine gehashte Transaktionskennung, Datum und Uhrzeit der Transaktion, der Transaktionsbetrag sowie die daraus generierten Bonuspunkte. Rückschlüsse auf Ihre Person oder Ihr Nutzerkonto sind für die Partnerbetriebe daraus nicht möglich.

Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir werten Ihre Transaktionsdaten nicht zur Bildung von Nutzerprofilen oder Segmenten aus.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung wenden Sie sich formlos an die unter Ziffer 1 oder 2 genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Behörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

17. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu zählen unter anderem eine durchgehende TLS-Verschlüsselung der Übertragung, verschlüsselte Speicherung von Passwörtern, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, die Isolation der Datenbank in einem nicht öffentlich erreichbaren internen Netzwerk sowie die regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Systeme.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Leistungen oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.